Inloggen Minddistrict
> Privacy policy

Privacy policy

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Begripsbepalingen
3. Rechtmatige verwerking van persoonsgegevens
4. Verwerking van bijzondere gegevens (gezondheidsgegevens)
5. Organisatorische verplichtingen
6. Rechten van de betrokkenen
7. Meldingsverplichtingen bij het CPB/AP
8. Verstrekken persoonsgegevens aan derden

1. Inleiding

Het bestuur van TCGGZ acht het om meerdere redenen wenselijk om een privacyreglement te hebben:

  • een reglement verschaft duidelijkheid voor zowel de gebruiker van de persoonsgegevens als de betrokkene;
  • instellingen voor Geestelijke Gezondheidszorg die zich voor HKZ willen certificeren dienen een privacyreglement te hebben.

2. Begripsbepalingen

2.1 Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

2.2 Gezondheidsgegevens
Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.

2.3 Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

2.4 Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

2.5 Verantwoordelijke
De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

2.6 Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

2.7 Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn vertegenwoordiger.

2.8 Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

2.9 Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene toestemming verleent dat hem of haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

3. Rechtmatige verwerking van persoonsgegevens

3.1 Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

  • Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
  • Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  • Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

3.2 Verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:

  1. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. Dit betekent dat elke twijfel moet zijn uitgesloten over de vraag of de betrokkene zijn toestemming heeft gegeven en voor welke verwerkingen de toestemming is gegeven.
  2. dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkenen partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst voor bijvoorbeeld een behandelingsovereenkomst.
  3. dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen.
  4. dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene, bijvoorbeeld als er dringende noodzaak is de gegevens van de betrokkene te verwerken omdat er medische hulp nodig is en de betrokkene is buiten bewustzijn.
  5. dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde en het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert. Dit is een algemene restbepaling: een rechtvaardig belang van de verantwoordelijke wordt aanwezig geacht in het geval dat de desbetreffende verwerking noodzakelijk is om zijn reguliere bedrijfsactiviteiten te verrichten. Voorbeeld: een schadeverzekeraar dient voor een schadeclaim naast de gegevens van zijn patiënt ook de gegevens van de tegenpartij en van getuigen te kunnen verwerken, tenzij na belangenafweging het belang van de tegenpartij prevaleert.

4. Verwerking van bijzondere gegevens (gezondheidsgegevens)

Gegevens betreffende de gezondheid worden slechts verwerkt indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

a) Hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening

De verwerking geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van de betreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is

b) Verzekeraars

De verwerking geschiedt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is om tot uitkering te komen conform de verzekeringsovereenkomst.

c) Bijzondere gegevens als aanvulling op gezondheidsgegevens

Het verbod om bijzondere gegevens te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.

d) Wetenschappelijk onderzoek en statistiek

Zonder toestemming van de patiënt kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt worden verstrekt indien het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarbogen, dat de persoonlijke levenssfeer van de patiënt niet onevenredig wordt geschaad, of het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen.

Verstrekking is pas mogelijk indien:

  • het onderzoek algemeen belang dient;
  • het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en
  • voor zover de betrokken patiënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.

Het moet aantoonbaar zijn dat er geldige toestemming is verleend om de persoonsgegevens te kunnen verwerken.  De wijze van het vragen, krijgen, registreren dient hierop te zijn afgestemd. Het weigeren of intrekken van de toestemming moet net zo makkelijk zijn als het geven van toestemming.

e) Erfelijkheidsgegevens

Gegevens betreffende erfelijke eigenschappen mogen slechts verwerkt wanneer de verwerking plaats vindt met betrekking tot de betrokkene bij wie de erfelijke gegevens worden verkregen, tenzij:

- een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of
- de verwerking noodzakelijk is ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

5. Organisatorische verplichtingen

5.1 Geheimhoudingsplicht
De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

5.2 Bewaren

  1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
  2. Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, wanneer zij geanonimiseerd worden of voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.
  3. De verantwoordelijke stelt vast hoe lang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.
  4. De bewaartermijn is voor medische gegevens in beginsel 15 jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

5.3 Beveiliging
De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Ook worden bij gevoeligere gegevens zwaardere beveiligingseisen gesteld.

5.4 Klachtbehandeling
Voor de werkwijze omtrent klachten wordt verwezen naar het klachtenreglement voor patiënten.

Ook kunnen mensen bij de AP klachten indienen over de manier waarop er met hun gegevens wordt omgegaan. De AP is verplicht deze klachten te behandelen.

5.5. Beroepsgeheim
Voor de werkwijze omtrent het beroepsgeheim wordt verwezen naar Handreiking Beroepsgeheim 6 stappen voor zorgvuldig handelen van GGZ Nederland.

6. Rechten van de betrokkenen

6.1 Informatieplicht

  1. Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het moment van de betrokkene mede:
    1. zijn identiteit;
    2. de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan al op de hoogte is.
  2. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
  3. De verantwoordelijke informeert de betrokkene over zijn rechten en op welke wijze de betrokkene deze rechten kan inroepen.
  4. De betrokkene kan zijn/haar rechten inroepen bij:
    1. de behandelaar wanneer het een patiënt betreft;
    2. de voorzitter Raad van Bestuur wanneer het een medewerker (inclusief vrijwilliger, stagiaire of uitzendkracht) betreft.
  5. Wanneer een patiënt is aangemeld en behoort tot de doelgroep zorgwekkende zorgmijders dient hij/zij ook zo spoedig mogelijke geïnformeerd te worden over bovenstaande drie punten mits dit de behandeling niet ernstig verstoort dan wel onmogelijk maakt. De behandelaar zal altijd de afweging moeten maken over de (mate van en/of gedoseerde) informatieverstrekking. Als hij/zij tot de afweging komt om de patiënt niet volledig te informeren dan raadpleegt hij/zij daarover een andere hulpverlener. De overwegingen, het moment van raadplegen en met wie is overlegd, wordt vastgelegd in het dossier. De inlichtingen worden de patiënt alsnog gegeven, zodra van bedoeld nadeel of nadelen niet meer te duchten is c.q. zijn. Als het belang van de patiënt dit vereist, dient de hulpverlener de desbetreffende inlichtingen aan een ander dan de patiënt te verstrekken (zie WGBO artikel 448 lid 3).

6.2 Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens

  1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.
  2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
  3. Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.
  4. Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

6.3 Recht op aanvulling en/of verwijdering en correctie van persoonsgegevens

  1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
  2. De betrokkene kan verzoeken om correctie en/of verwijdering van op hem of haar betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.
  3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of aanvulling schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
  4. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

6.4 Recht op dataportabiliteit
Patiënten hebben recht met de AVG recht op dataportabiliteit. Dit recht moet u ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen.

6.5 Recht op verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens

  1. De betrokkene kan verzoeken om vernietiging van op hem of haar betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.
  2. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
  3. De verantwoordelijke vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift bereist is.

6.6 Vertegenwoordiging

  1. Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.
  2. Hetzelfde geldt voor de betrokkene in de leeftijd van twaalf tot achttien jaar die niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
  3. Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien jaar valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op.
  4. Een betrokkene van zestien jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is handelingsbekwaam en kan zich laten vertegenwoordigen.
  5. Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:
  6. indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld: de curator of mentor;
  7. indien er geen mentor of curator is, de persoon die de betrokkene schriftelijk heeft gemachtigd: de persoonlijk gemachtigde;
  8. indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt: de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene;
  9. indien deze persoon dat niet wenst of ontbreekt: een kind, broer of zus van de betrokkene.

7. Meldingsverplichtingen bij het CBP

7.1 Geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde persoonsgegevens

  1. Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking wordt begonnen, gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
  2. De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt gemeld indien deze is onderworpen aan voorafgaand onderzoek.

8. Verstrekken persoonsgegevens aan derden 

Persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt indien de patiënt hiervoor toestemming heeft gegeven. Zie ‘Toestemmingsformulier’ (dat voor de intake getekend wordt). Aan derden worden alleen die gegevens verstrekt die de hulpverlener noodzakelijk acht ter bevordering van het therapeutisch proces.

Verder kunnen persoonsgegevens beschikbaar gesteld worden aan controlerende instanties, zoals een certificerende instelling ten overlegging van een privacyverklaring, of de Inspectie Jeugdzorg of IGZ.

T.b.v. jaarlijks verplicht gegevens leveren aan CBS worden gegevens aangeleverd als BSN, Geboortedatum, Geslacht, Postcode ter duiding van woonplaats, Datum aanvang zorg, Datum einde zorg, Reden einde zorg.

---

Bijlage I: Verwerkingsoverzicht persoonsgegevens medewerkers

TCGGZ registreert de volgende persoonsgegevens van haar medewerkers:

1. N.A.W. gegevens:
Naam, adres, woonplaats en overige persoonlijke gegevens zoals burgerservicenummer, geboortedatum, geslacht, geboorteplaats en huwelijkse staat.

2. Arbeidsovereenkomst met eventuele bijlage(n) en / of aanhangsel(s).

3. Opleidingsgegevens, vaardigheidsgegevens en ervaringsgegevens:
Intern en extern, diploma’s, certificaten, werkstukken, certificeringgegevens, registratie conform de Wet BIG (inclusief bekwaamheidsgegevens van voorbehouden en risicovolle handelingen), deskundigheidsbevordering, stageovereenkomsten en overige registraties.

4. Verlof:
Afspraken en registratie zoals ziekteverlof, vakantieverlof, spaarverlof, zwangerschapsverlof en bijzondere verloven.

5. Sollicitatiegegevens:
- sollicitatiebrieven en curriculum vitae;
- verslagen van de sollicitatiecommissie;
- verslagen van de referenties;
- uitslag medische keuring.

6. Correspondentie tussen werkgever en werknemer:
- functieomschrijvingen;
- studiefaciliteiten;
- regeling woon-werkverkeer;
- verslagen van functioneringsgesprekken;
- verslagen van beoordelingsgesprekken.

7. Salaristechnische gegevens

8. Verzekeringsgegevens

9. Pensioen- en bedrijfsverzekeringgegevens

10. Belastinggegevens

11. Overige:
- diverse correspondentie tussen werkgever en werknemer;
- correspondentie in het kader van de Wet verbetering poortwachter;
- vaccinatiegegevens hepatitis-B en overige vaccinaties;
- persoonlijke gezondheids- en veiligheidsdiensten;
- bedrijfsongevallenmeldingen;
- registraties ontvangen voorlichting op het gebied van ARBO;
- registraties van het gevolgde inwerkprogramma;
- kopie identiteitsbewijs;
- verhuisbericht.

Bijlage 2: verwerkingsoverzicht persoonsgegevens patiënten

TCGGZ registreert de volgende persoonsgegevens van haar patiënten:

1. Personalia:
- naam;
- voornaam;
- adres;
- postcode;
- woonplaats;
- telefoonnummers;
- burgerservicenummer;
- burgerlijke staat;
- geboortedatum.

2. Administratieve, registratieve onderzoeksgegevens:
Voornamelijk systematisch, vastgelegde algemene gegevens, bijvoorbeeld gegevens voor de gemaakte fouten en bijna ongevallenregistratie.

3. Behandelgegevens
- medicatiebeleid, en –historie;
- somatische zorg;
- achtergrondinformatie;
- uitkomsten van mogelijke indicatiestelling;
- behandelplan met bijstellingen;
- gegevens over verloop zorgverlening;
- waardering patiënt;
- evaluatiemomenten en uitkomsten;
- wijzigingen in behandelplan;
- resultaten eindevaluatie, eventuele vervolgmedicatie na afsluiting, gegevens nazorg en verwijzing;
- ontvangen correspondentie;
- alle opgevraagde informatie van derden, inclusief toestemming patiënt.

4. Overige gegevens
Alle persoonsgegevens die niet onder 1,2 of 3 vallen zoals creatieve werkstukken en audiovisuele gegevens van de betrokkene.

© copyright Therapeutisch Centrum GGZ 2018 | Disclaimer | Privacy policy